醫院物資消耗定額管理初探
提供者:配置組
發布時間:2012/02/08 12:00

物資消耗定額管理是醫院控制運行成本、提升后勤物資管理水平的有效手段。本文介紹了醫院進行物資消耗定額管理試點的方法,包括試點物資類別的選擇、消耗定額的制定和數字化實施流程。同時對試點的效果進行了比較分析,為進一步完善物資消耗定額管理提供了思路。

一、前言

醫院物資管理是醫院現代化管理的重要內容。所謂醫院物資管理是醫院為完成醫療、教學、科研等工作,對所需各種物資進行計劃、采購、保管、供應、維修等各項組織管理工作的統稱。[1]近年來,物資管理受到各級醫院的普遍重視,通過優化工作流程、完善監管制度、引入數字化管理等手段,使醫院物資管理取得了積極成效。但目前國內醫院的物資管理仍滯后于醫療管理,對物資管理標準化、物資成本控制、物資管理流程的研究仍較淺顯,管理過程仍較粗放。

我院作為一所三級甲等綜合性教學醫院,各類設備、物品保有量大,消耗和流轉快。因此醫院非常重視物資的流轉過程和科學管理,引入數字化管理手段,在對醫院物資進行分類的基礎上,推動物資消耗定額管理、物資供應計劃編制、物資采購運輸和倉儲管理等工作。特別是我院借助物資管理軟件,對全院的低值辦公用品、文具和雜品類物資進行定額管理,取得了較好效果。

二、物資消耗定額管理概念和基礎

我院進行的物資消耗定額管理是指對醫院內各物資領用部門制定單類或多類物資的領用消耗金額加以限制,以達到減少非必需開支,控制醫院運營成本的目標。物資消耗定額管理是確定物資需要量和編制物資供應分配計劃的基礎;是合理利用物資、節約物資消耗和監督合理使用物資的可靠辦法;也是強化預算理念,開展經濟成本核算的有效手段。
我院通過推行物資管理軟件,已經實現了各類物資的網上領用,并建立起物資管理部門、各領用科室的二級庫存管理,為進行物資消耗定額管理奠定了技術基礎。借助該軟件,我院向每個領用科室發放物資定額領用卡,在物資領用時進行判別和跟蹤,完成了物資消耗定額管理的試點工作。

三、物資消耗定額管理試點的設計

1、 我院物資管理的組織

目前,我院共設置兩大部門負責管理全院各類物資,藥劑科負責所有藥品的管理,設備科負責各類儀器、設備、低值易耗用品和材料的管理。設備科內又根據物資用途分兩類:一類為醫用物資,即醫療服務、醫學教育和科研所需的物資;另一類為非醫用物資,即醫院為維持非醫療工作所需的物資,該類物資在設備科下另設庫房進行管理。對非藥品類物資,我院按《醫院財務制度》原則建立分戶帳冊共17本進行管理,如固定資產、貴重醫療儀器、專用醫療設備、醫用消耗品、文具等。

2、 試點物資類別的選擇

由于醫用物資同病人治療息息相關,往往具有專業指標要求,物品間的可替代性差,且對其安全性、及時性有較高的要求。因此,該類物資以剛性需求為主,一般采用“實耗實銷”的管理模式。而非醫用物資,如辦公用品、衛生用品、家具等,同疾病的診治關系較弱,物品的使用消耗量大,具有較強的可替代性。因此,該類物資以非剛性需求為主,通過進行定額管理能產生較明顯的節約效應。

同時,根據ABC分類法(又稱巴雷托分析法)[2],我們又對非醫用物資進行分類,在歸屬C類的物品(即價值低使用量大的物品)中選取了低值辦公用品(包括電腦、電器、家具等)、文具(包括紙張、筆等文化用品)和雜品(包括洗滌劑、塑料袋、杯碗盆筷等用品)三類物品進行定額管理試點。這三類物品都具有使用量大、周期短、庫存多、領用隨意性強、非剛性需求特征明顯等特點。

3、 物資消耗定額的制定

一般制定物資消耗定額的基本辦法有三種:1)技術分析法:即在技術計算的基礎上,制定最合理的物資消耗定額。此方法雖然科學準確,但工作量最大。 2)統計分析法:根據醫院過去物資消耗的統計資料,結合預期目標和內部管理的實際需求來確定物資消耗定額。此方法簡便易行,但需要有詳細可靠的統計資料。 3)經驗估計法:根據醫院以往的實際經驗,參考有關技術文件資料,結合醫院實際情況確定物資消耗定額。此方法簡便,但科學性較差。[1]

根據我院實際,我們選用統計分析法確定物資消耗定額。同時,由于統計數據的限制,試點時對所有類別物資統一制定定額標準。具體為:將上一年度各領用部門(共290個)對三類試點物資的消耗金額為基數,以基數的80%作為當年度預期消耗限額,即預期控制目標為消耗金額同比下降20%。對各領用部門使用科研經費購買這三類物資不計入限額范圍。對消耗超額的部門,由財務部門另行審核后追加額度,并計入部門的業績考核。

根據測算,試點的三類物資2008年度我院共消耗約3500萬元,按上述定額標準,如完成同比下降20%目標,醫院將節約消耗約700萬元/年。

4、 物品單價的確定

物品入庫時由物資管理部門工作人員根據發票內容將物品名稱、規格、單價等信息錄入物資管理軟件中。如遇物品入庫,但發票未到的情況,則按合同協議暫估單價后登記入物資管理軟件,待發票到后沖賬并修改價格。此單價即為該物品消耗的計價標準。

5、 物資消耗定額管理流程

1) 物資領用部門可以通過科內電腦查詢本部門物資領用情況、物資定額領用卡余額和歷次使用情況。

2) 物資領用部門可按物資定額領用卡卡號在網上填寫該類物品申領單,軟件系統會提示卡內余額。如本次申領物品總額高于卡內余額,軟件系統將會進行提示,并不予提交。如本次申領物品總額小于卡內余額,則轉2)。

3) 申領單提交成功,并發送至物資管理部門。但此時并不扣除卡內款額。

4) 物資領用部門憑物資定額領用卡到物資倉庫領取申領物品,物資管理部門工作人員刷卡確認發貨,并扣除倉庫庫存和物資定額領用卡內金額。如扣款后卡內尚有余額,這此次申領完成。否則轉4)。

5) 如本次發貨確認時卡內余額不足,允許透支一次,完成本次申領,并提示物資領用部門前往財務部門申請增加限額。(這是由于物品申領時并不扣除卡內款額,因此可能產生申領時卡內余額足夠,而確認發貨時消耗金額超過卡內實際余額的情況。)如本次發貨確認時卡內余額已為負數,則轉5)。

6) 本次申領失敗,提示物資領用部門前往財務部門提出額度增加申請。

四、物資消耗定額管理試點效果

從我院物資消耗定額管理試點展開的第一個季度(2009年一季度)數據看,已取得了一定效果,部分試點類物資消耗有明顯下降,但尚未達到限額控制目標。通過對物資消耗數據的詳細分析,也為我們下一步更科學地提出物資消耗的節約目標提供參考。

1、試點總體情況

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圖1 物資消耗定額管理試點物資同比圖

表1物資消耗定額管理試點物資同比表

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 如圖1和表1所示,在開展物資消耗定額管理試點的第一季度內,所選擇的三大類物品中,雜品類物資消耗同比下降27.23%,達到控制標準,文具類物資消耗同比下降2.42%,而低值辦公用品(簡稱低辦)同比上升209%。

2、雜品類物資同比消耗分析

雜品類物資消耗是試點物資中降幅最大的一類,它共包括25個小類,主要為病房的衛生消毒物品和五金用品,約占一季度非醫用類物資總支出的6%。雜品類物資中消耗降幅較大的小類如表2所示。可以看出通過實施物資消耗定額管理,各科室對該類物品的使用進行了有效控制,在保持科室醫療工作正常開展的情況下節約了開支。同時,也顯示出相關政策對物資節約的引導作用,如在國家實行限塑令后,塑料袋類物品的消耗下降76.29%,降幅可觀。

表2 雜品類物資同比消耗分析

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3、文具類物資同比消耗分析

文具類物資消耗同比出現小幅下降,它包括17個小類,約占一季度非醫用類物資總支出13%。如表3所示,該類物品中不同小類的消耗降幅差異較大,如文具用品類物品下降73.75%,而紙張類上升49.79%。其中打印用品小類、紙張小類等因受醫院大規模推行數字化應用的影響,需求量逐年上升,消耗金額較大,需重點監控。在推行定額管理試點后,打印用品類物資在需求上升的情況下消耗同比下降9.08%,基本達到了控制目標。

表3 文具類物資同比消耗分析

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4、低辦類物資同比消耗分析

三類試點物資中低辦類物資消耗呈現快速上升趨勢,它包括26個小類,約占一季度非醫用類物資總支出6%。在對相關數據進行分析后,我們發現電器、家具和通訊等小類支出占70%。而在09年第一季度內,因急診大樓翻建、灼傷大樓搬遷、外科動物樓新建等非經常性項目竣工配套,使這些小類的物資支出增長較快。相關科室向財務部門特別申請配套限額,用于專項支出,因此較難反映物資消耗定額管理試點的效果。

五、總結

從我院推行物資消耗定額管理試點情況看,各科室物資消耗量有較明顯的下降,物資管理部門的庫存也得到有效控制。這證明在醫院中進行物資消耗定額管理能夠有效節約了醫院的運行開支,是提升醫院物資管理水平的有效舉措。同時,通過試點我們也注意到應對不同類別物資的定額進行細分管理,特別是對資金占用大的物資類別進行重點關注,從政策上引導科室合理控制物資消耗。對于非經常性項目則應設立專項限額,以保證物資消耗定額管理的可持續推行。下一步,我院將依照試點經驗,逐步推廣物資消耗定額管理范圍,制定更科學合理的定額標準,使之成為提升醫院物資管理水平的有效手段。

[參考文獻]

1、姚阿慶等,《醫院管理大全》[M],科學技術文獻出版社,1996

2、梁煥葉、宋寄、汪洋. 醫院物流管理總體狀況[J]. 《浙江臨床醫學》.Vol.10 No.12 1632-1633

3、伍宇空、朱燁. ABC分類法在醫院物資管理中的應用探討[J].《中國衛生經濟》,Vol.27 No.7 49-50

4、王紅蘭、孫玉婷、吳輝、劉曉露. 醫院物資控制及管理[J]. 《審計與理財》. 2008(11) 29-30

作者:上海交通大學醫學院附屬瑞金醫院 龔瑾、朱立峰、沈懿明、袁駿毅

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