1、院辦公室指定專人負責介紹信的使用管理，包括介紹信編號、登記等工作。
2、填寫介紹信時，必須寫明前往的單位名稱地址，前往原因等項內容并且要求存根與介紹信的內容一致。
3、嚴格禁止攜帶空白介紹信外出的現象發生，因特殊情況需要帶空白介紹信，由攜帶人寫出書面申請，經院長批準后，由辦公室登記后，方可使用。事畢，攜帶人要實事求是的及時補填介紹信存根，未用的空白介紹信應及時退回，注明作廢并貼在原存根上。
4、凡利用介紹信進行違法活動或辦私事的，一經發現查實后，視情節輕重給予相應的處分，并追究有關責任人的責任。